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Preguntas frecuentes - FACTURACION ELECTRONICA

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Según el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI), los documentos fiscales impresos dejarán de tener validez y son reemplazados por Comprobantes Electrónicos de forma obligatoria para las empresas que son calificados como Contribuyentes Especiales, quienes deberán iniciar sus operaciones de facturación electrónica de acuerdo a un calendario programado por el SRI, en el cual todos los Contribuyentes especiales, deberán emitir sus comprobantes de forma electrónica a partir de ENERO-2015.

 

1)   ¿Qué es una factura electrónica?

Es un archivo electrónico que tiene los mismos datos de una factura impresa. Este archivo para que sea una factura electrónica con validez jurídica y legal, se le debe añadir una firma electrónica. Las facturas electrónicas en un archivo XML y es el único comprobante que tiene validez legal y jurídica ante el SRI. Los formatos PDF, HTML o cualquier otro archivo, NO tiene valor tributario.

 

2)   ¿Qué es firma electrónica?

Es una secuencia de caracteres UNICA (cadena de números, letras y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar operaciones matemáticas sobre un conjunto de datos. Sirve para garantizar que cualquier documento electrónico, no haya sido alterado. La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.

 

3)   ¿Qué es un certificado electrónico?

Es un documento digital mediante el cual la autoridad de certificación asegura la vinculación entre la identidad del usuario, su clave pública, y privada. El certificado electrónico es como un pasaporte electrónico, por lo tanto, sirve para identificar plenamente, y sin dar lugar a ningún tipo de dudas, a quien haga uso de él.

 

4)   ¿Como funciona la facturación electrónica?

Cada comprobante que emite la empresa en formatos XML se firma electrónicamente y se envía a través de Web Services al SRI para que sean  validados y autorizados. La autorización es por cada comprobante emitido, esta validación y autorización por parte del SRI es OnLine.

 

5)   ¿Cuál es el beneficio de utilizar facturación electrónica?

Principalmente se elimina la obligatoriedad de imprimir la factura en papel y enviarla al destinatario, reduciendo significativamente costos asociados a la generación y manipulación de documentos impresos, lo cual permite un ahorro en dinero, tiempo y recursos.

 

6)   ¿Cuales son los comprobantes electrónicos?

Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones y Guías de Remisión

 

7)    ¿Debo conservar los comprobantes electrónicos?

SI. La ley obliga el archivamiento durante el período de prescripción del documento.

 

8)   ¿Qué obligaciones tiene el receptor de los comprobantes electrónicos?

a) Conservar los comprobantes electrónicos, con los datos de firma y certificado

b) Garantizar el acceso a los comprobantes electrónicos para poder buscarlos, visualizarlos en línea y poder descargarlos.

c) Asegurar la legibilidad de los comprobantes en su formato original (sin alteraciones)

d) Es opcional para el receptor la conservación en papel de facturas recibidas en formato electrónico, la condicionante es que conste en el comprobante electrónico una marca gráfica de autenticación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria.

 

9)  ¿Qué se puede entregar, si el cliente exige factura impresa?

Las empresas autorizadas a emitir comprobantes electrónicos, NO están obligadas a entregar comprobantes impresos, sin embargo, el  SRI ha dispuesto que se pueda entregar comprobantes RIDE (Representación Impresa de Documentos Electrónicos), los cuales no tienen valor tributario.

 

10) ¿Se tiene que entregar en papel si se entrega comprobantes electrónicos?

NO. Los comprobantes electrónicos tienen validez legal y sustituyen al papel.

 

11)   ¿Qué obligaciones tiene el emisor de comprobantes electrónicos?

a) Conservar los comprobantes electrónicos, con los datos de firma y certificado

b) Garantizar el acceso a los comprobantes electrónicos para poder buscarlos, visualizarlos en línea y poder descargarlos.

c) Asegurar la legibilidad de los comprobantes en su formato original (sin alteraciones)

 

12)   ¿Qué se debe realizar si hay problemas de carácter técnico?

Como contingencia, si se presentaren por parte del SRI problemas técnicos, el SRI entregará al contribuyente, 200.000 claves para el manejo de pre-facturas.

 

13)   ¿Qué se debe hacer con los comprobantes rechazados?

Los errores en los comprobantes pueden ser corregidos y volver a transmitirlos.

 

14)   ¿Cómo se anulan las facturas electrónicas?

Se puede anular una factura electrónica, usando notas de crédito electrónicas y haciendo referencia a la correspondiente factura que se está anulando.

 

15)   ¿Se puede facturar al consumidor final?... SI

 

16)   ¿Qué garantía tienen los comprobantes electrónicos y que requisitos deben tener para su valides legal y fiscal?

El comprobante electrónico tiene garantía legal y fiscal con la firma electrónica incorporada en el documento, que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias, lo cual brinda integridad y autenticidad.

Para que sea válida debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y la integridad de su contenido. Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado.

 

17)   ¿Como se sabe de la existencia de un comprobante electrónico?

Se notifica vía correo electrónico que se ha generado un comprobante autorizado por el SRI y se puede adjuntar un archivo PDF o HTML (formato RIDE).

 

18)   ¿Qué requisitos son necesarios para iniciar operaciones?

- Gestionar una solicitud de autorización a través del portal del SRI (no se requiere visita al SRI).

- Obtener el Certificado Digital en la autoridad de certificación (Banco Central del Ecuador o Security Data).

- Implementar una plataforma de comprobantes electrónicos

 

 

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