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Facturación Electrónica

InnoBee ... Es más que facturación electrónica

Ya todos hemos escuchado sobre la puesta en marcha de Facturación Electrónica en Ecuador, lo aún incierto es el Por qué, Cuándo y Cómo debemos ajustarnos a esta nueva modalidad de emisión de Comprobantes Electrónicos.

¿PORQUE?


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Al 21-Mar-2012 el Servicio de Rentas Internas SRI, emitió la Resolución NAC-DGERCGC12-00105 en la cual se indican las Normas para el nuevo esquema de Emisión de Comprobantes de Venta, mediante Mensaje de Datos.

Esta nueva modalidad de trabajo es un gran paso a la administración de archivos electrónicos, favoreciendo al medio ambiente y la completa automatización de procesos.

  ¿CUANDO?


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Si bien el 17-May-2013 la Resolución NAC-DGERCGC13-00236 dispone la obligatoriedad de emisión de los mencionados documentos; es potestad de cada organización decidir si se prepara de forma proactiva o se detiene a esperar su turno, mientras las empresas van tomando esta nueva modalidad de serviciospasando de lo manual a lo electrónico.

¿COMO?


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En este punto le invitamos a revisar cada uno de los tópicos que su empresa necesita saber y conocer, para prepararse y alinear proactivamente una plataforma tecnologica acorde a sus necesidades, para cumplir con este nuevo procedimiento tributario.

InnoBee es una plataforma tecnológica que es más que facturación electrónica, donde el primer paso es la emisión de comprobantes electrónicos, y los pasos que siguen no se los puede imaginar… Y por la inversión no se preocupe,  luego de realizar el respectivo análisis, usted conocerá el ahorro que innobee significará para su organización.

 

 

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Con la facturación electrónica Se gana rapidez, seguridad, ahorro, accesibilidad y mejora nuestra responsabilidad social ya que se cuida el medio ambiente evitando la tala de árboles, y se eliminangastos generados en el proceso manual, como impresión de facturas, gastos de entrega, gastos de almacenamiento, gastos administrativos, perdida de documentos, búsqueda de documentos, etc.

  • Eliminación de uso de papel
  • Eliminación de archivo físico y espacio de almacenamiento (carpetas, etiquetas, cajoneras, etc.). Los comprobantes electrónicos se almacenan en el sistema del SRI.
  • Eliminación de mensajería (courier) para la entrega de documentos
  • Reducción de tiempos de gestión, ya que se eliminan procesos manuales
  • Eliminación de solicitudes de autorización manuales al SRI
  • Eliminación de procesos y gastos de impresión de libretines en imprentas
  • La obtención de autorización es OnLine al SRI y no tiene fecha de caducidad
  • Eliminación de revisiones técnicas de los sistemas informáticos por parte del SRI
  • Se logra búsquedas inmediatas de documentos electrónicos y consultas en línea
  • Servicio disponible 24/7

 

AHORRO ECONOMICO:

El costo promedio que se incurre en el proceso de facturación manual en el Ecuador (desde la impresión del documento hasta la entrega física) fluctúa entre $1,20 a $1,50.

El costo promedio en un proceso electrónico puede fluctuar entre $0,02 ctvs hasta $0.20 ctvs en promedio. Esto va a depender del volumen de documentos electrónicos. A mayor cantidad, menor precio.

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En este punto... Seguro usted necesita profundizar y tener más información que aclare todas sus dudas e inquietudes ¿verdad?... Es nuestro interés asesorarle y darle a conocer los grandes beneficios de este proceso, y esa es la razón por la cual ponemos a su servicio un consultor que despejará todas y cada una de las inquietudes que puedan tener respecto al tema de “Facturación Electrónica”.  CONTACTENOS AQUI.

 

 

 

 

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¿AUN tiene inquietudes?

 

¿Cuales son los procesos básicos a cumplir para facturación electrónica?

Revise el siguiente análisis comparativo entre el proceso de facturación manual VS el proceso de facturación electrónico.

 


FacturacioElectronica-InnoBee01.jpeg

 

 

 

 

 

- GENERAR COMPROBANTES electrónicos en un formato adecuado xml, pdf, html (antes impresión física) y FIRMARLOS digitalmente. Nota: Debe permitir la impresión de formatos RIDE (Representación Impresa de Documentos Electrónicos) los cuales no tienen valor tributario. Esto en caso el cliente exija un impreso.

- RECEPTAR COMPROBANTES electrónicos que entregarán los proveedores (que pueden usar otra plataforma) y transformarlos a formatos de interface xml, csv, txt para la carga a sistemas contables o ERPs (antes recepción manual).

- ENTREGAR DE FORMA CERTIFICADA los comprobantes electrónicos por e-mail (antes distribución por courier)

- Contar con un REPOSITORIO DIGITAL tanto de comprobantes emitidos, como recibidos, a la cual podrán accesar los usuarios y clientes (antes archivo físico)

- Permitir la ADMINISTRACION DE COMPROBANTES electrónicos (antes búsqueda manual en archivos físicos)

- INTEGRAR la plataforma a sistemas contables o ERPs, evitando al usuario redigitación de datos. (antes digitación en sistemas contables)

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¿Cual es el objetivo para prepararse de forma proactiva y ahorrar dinero y recursos...?


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Su empresa debe implementar una plataforma tecnológica que sea MAS QUE FACTURACION ELECTRÓNICA, que sea fácil de integrar a todos sus procesos de facturación convencional, la cual le permita generar, entregar, receptar, almacenar y administrar sus comprobantes electrónicos de una manera simple y rápida, ajustándose a los requerimientos exigidos por el SRI.

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PREPARARSE PROACTIVAMENTE mediante la automatización de procesos para aprovechar al máximo estas nuevas exigencias, logrando ahorrar dinero, minimizar esfuerzos y optimizar procesos.

¿Qué funciones y características debe tener el componente de FACTURACION ELECTRONICA?


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Debe interactuar con el o los sistemas internos de la organización que actualmente administran y generan los documentos impresos (facturas, Notas de Débito, etc.):

  • Debe integrar a los sistemas internos (ERP o sistemas contables) de la organización, mediante interfaces para compartir datos.
  • Debe generar los documentos electrónicos en los formatos requeridos por el SRI (xml)
  • Debe firmar digitalmente cada documento electrónico, para lo cual se contará con un sistema dedicado a la administración del proceso de firma electrónica.

¿Qué funciones debe tener el componente de CUSTODIA DIGITAL? 


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Debe permitir la publicación y almacenamiento de los documentos electrónicos validados y aprobados por el SRI:

  • Los comprobantes electrónicos deberán estar disponibles en un repositorio digital
  • Se podrá gestionar consultas dinámicas para la búsqueda de documentos electrónicos por múltiples criterios (búsquedas avanzadas)
  • Se podrá descargar los documentos en cualquier momento para su gestión.
  • A futuro si el SRI requiere auditar o revisar los documentos electrónicos, se podrá recuperar la información y empaquetarla en el formato requerido (.zip).

¿...y Sobre los Web Services de conexión al SRI?

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La interconexión a los Web Services del SRI permite obtener autorización en tiempo real de cada documento electrónico o de forma masiva (validación, aprobación o rechazo respectivo). Los servicios expuestos en el Internet por la Administración Tributaria están estandarizados a través de canales seguros con protocolos de seguridad y certificados SSL.

¿Cómo se NOTIFICA al Cliente sobre la existencia de una factura electrónica?

 

 


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A través de una solución mailing que notifica al cliente que se les ha emitido documentos electrónicos, en el cual constará un link para que puedan acceder a sus correspondientes documentos validados y aprobados por el SRI y puedan visualizarlos en un formato legible. Obviamente para que puedan visualizarlos, se deberá comprobar y validar que la firma electrónica de cada documento electrónico cumpla con todos los estándares requeridos:

  • Enviará una notificación vía e-mail al cliente sobre sus comprobantes autorizados por el SRI, para lo cual el sistema identifica al cliente autorizado.
  • Enviará una notificación automática de los comprobantes rechazados por los web services del SRI
  • El correo electrónico podrá estar en formato HTML, para la fácil visualización del documento electrónico.
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¿Cual es la BASE LEGAL que ampara el proceso de Facturación Electrónica?

 

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El Servicio de Rentas Internas (SRI) ha iniciado un nuevo servicio <Sistema de Comprobantes Electrónicos> para la recepción de documentos generados electrónicamente por parte de los contribuyentes a través del portal Web institucional del SRI. Sustentado en:

  • Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, publicado en el suplemento del R.O. No. 557 del 17 de abril del 2002
  • Reglamento de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, publicado en el R.O. No. 735 de diciembre del 2002.
  • El proceso de autorización para la emisión de documentos electrónicos se basa conforme a la disposición del reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios vigente.

 

En base a nuestra experiencia en la implementación de soluciones de firma electrónica e interconexión al sistema aduanero Ecuapass del SENAE, sabemos que es indispensable contar con una infraestructura a prueba de fallos que soporte la plataforma de comprobantes electrónicos y contar con procesos de firma en lotes, que firmen cientos de documentos en fracción de milisegundos, lo cual redunda en la optimización al máximo de procesos.

La experiencia de QUALITYSOFT & NIMBUS SOFT TECHNOLOGY y su know how es un requisito indispensable para poder ofrecerles nuestros  servicios y lograr ALINEAR la tecnología a la estrategia de negocio de su organización, lo que garantizará el exitoso cumplimiento de sus objetivos.


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